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Rotina Financeira para Clínicas

Rotinas Administrativas Financeira para clínicas
Rotinas Administrativas Financeira para clínicas
Rotina Financeira: Entenda o processo para clínicas de especialidades médica e estética.

Como em todo negócio de sucesso é importante que cada profissional da clínica concentre seu esforço naquilo que sabe fazer dentro de rotinas administrativas padronizadas.

O primeiro passo é desenhar a estrutura organizacional respeitando os níveis da gestão, o exemplo da pirâmide gerencial pode ajudar nesta missão, uma vez que ela separa os níveis da gestão entre Operação, Tático e Estratégico.

O segundo passo é estabelecer os departamentos primordiais do negócio que são os departamentos Financeiro, Comercial, Operação e Pessoas.

O terceiro passo é a definição dos procedimentos, ou seja, quais atividades e como elas devem ser executadas dentro de cada departamento.

O Quarto e último passo é a definição das rotinas administrativas, isto é, em qual momento ou qual a periodicidade que cada atividade deve ser executada para que a operação como um todo flua com eficiência.

Estes quatro passos são a base para organizar qualquer negócio, no entanto, vale lembrar que cada empresa possui detalhes específicos na sua gestão por exemplo; em um universo de 30 padarias a operação pode parecer semelhante, porém a rotina das atividades serão definidas de acordo com o perfil do dono, afinal de contas é ele quem determina o “modus operandi” do negócio, assim, a operação é executada de forma a atender os objetivos pretendidos pelo dono.

Falando no detalhes específicos de cada negócio, como seria então a organização de clínicas de especialidades médica e estética?

Para iniciar qualquer processo de organização empresarial o mapeamento dos processos é o passo mais importante, ele mostra os departamentos existentes, a rotinas administrativas executada atualmente, aponta as falhas em cada etapa do processo e define quais ações devem ser tomadas para corrigir as falhas. É uma dinâmica muito interessante que envolve todos os integrantes da empresa.

Aqui vamos explorar o processo no setor financeiro das clínicas, por se tratar de um setor que representa 50% do sucesso do negócio e na maioria dos casos é tratado em segundo ou terceiro, plano tendo somente as atividades mais básicas sendo executadas, a falta de controle financeiro e a falta de gestão do fluxo de caixa são os principais responsáveis pela falência de mico, pequenas e médias empresas no Brasil.

Para dar início é importante entender que o departamento financeiro é subdividido em outros dois setores, o Contas a Pagar e o Contas a Receber. O próximo passo é definir as atividades que são executadas dentro de cada setor.

  1. Contas a pagar:
    1. Recebimento dos documentos como boletos, notas fiscais, recibos etc.
    2. Triagem e arquivamento desses documentos,
    3. Programação dos pagamentos,
    4. Conciliação e baixas,
    5. Atualização e controle do fluxo de caixa.
  2. Contas a receber:
    1. Faturamento e boletagem,
    2. Conciliação e baixas,
    3. Cobrança,
    4. Atualização e controle do fluxo de caixa.
  3. Fechamento mensal:
    1. Emissão dos relatórios gerenciais,
    2. Análise dos relatórios,
    3. Planejamento financeiro e orçamentário,
    4. Monitoramento periódico.

Uma vez mapeada as atividades o passo seguinte é definir a rotina de execução que podem ser diárias, semanais ou mensais. Com a rotina definida é hora de delegar, ou seja, quem vai executar estas tarefas e em qual periodicidade, assim, estabelecemos um fluxo de entrada e tratamento de documentos e informações que auxiliarão o proprietário na gestão da clínica.

Este passo a passo pode e deve ser executado nos setores comercial, operação e pessoas para explorar ao máximo o potencial do negócio.

E o departamento estratégico, onde se encaixa neste contexto?

O departamento estratégico é homogêneo e não precisa ser expresso fisicamente como os departamentos financeiro, comercial, operação e pessoas. As atividades deste departamento acontecem antes de tudo, pois se trata do planejamento, objetivos, metas, ou seja, o que o dono da clínica espera de resultado do negócio.

No momento que se defini por exemplo o quanto se pretende faturar, a quantidade de novos cliente que se busca atender, a quantidade de pessoas necessárias para atender a demanda, qual perfil de profissional pretende contratar, qual perfil de cliente pretende atender, o quanto pretende gastar em investimentos, contratação, manutenção entre outros custos.

Enfim, as atividades dos demais departamentos serão pautadas de acordo com o que for estabelecido pelo departamento estratégico, um conjunto de atividades que serão executadas dentro de uma rotina definida para os departamentos financeiro, comercial, operação e pessoas a fim de alcançar os objetivos desejados pelo dono do negócio, que é a pessoa que pauta as atividades do departamento estratégico.

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Gil Soares
Sócio Fundador da INNOVALI®, Especialista em Gestão de Negócio e Terceirização do Financeiro (BPO Financeiro), Empreteco e Palestrante com mais de 10 anos de experiência.

(12) 98808-4919/ 3341-7227
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