“Vejo que a equipe leva muito tempo no burocrático lançando pagamentos, verificando notas fiscais etc., porém, não temos quase nada de gestão.”
Quem mais compartilha do sentimento desta empresária? Para entender este contexto é importante frisar a diferença entre a execução da Rotina Financeira e a Gestão propriamente dita.
Vamos contextualizar os dois casos.
Gestão – É a atividade executada pelo gestor do negócio, tem início com a definição do planejamento estratégico através das metas e objetivos que deverão ser alcançadas pelos departamentos financeiro, comercial, operação e pessoas.
O segundo momento da gestão é definir como essas metas e objetivos serão alcançadas, ou seja, quais atividades a operação deve executar para que os resultados se concretizem. Esta etapa acontece no nível Tático da gestão, e conta com o auxílio do gerente ou da liderança do momento.
O terceiro momento da gestão consiste na emissão dos relatórios gerenciais e análise dos indicadores, desta análise sairá as ações para corrigir alguns desvios ou rever as estratégias.
Rotina – Esta atividade é executada pela equipe técnica, estagiários, assistentes, operadores, analistas etc., aqui vamos focar no setor financeiro, porém, esta abordagem pode ser replicada nos demais setores com os devidos ajustes.
Entenda -se como rotina as tarefas como o recebimento de Nfs, boletos, comprovantes de pagamentos e recebimentos, cupons, contratos entre tantos outros documentos do contas a pagar e receber.
Na sequência é feita a triagem, categorização e lançamento das contas nos seus respectivos plano de contas e centro de custos. As etapas seguintes consistem na programação dos pagamentos e recebimentos.
A operação finaliza a etapa com a execução da conciliação bancária e as baixas no sistema, neste momento o fluxo de caixa é atualizado, bem como a consolidação dos dados para a emissão dos demais relatórios gerenciais. Após esta etapa as atividades no contas a pagar e receber se retroalimentam dentro do fluxo normal da operação.
Para maior organização, é necessário estabelecer os períodos que cada atividade deve ser executada, podendo ser rotinas diárias, semanais, mensais ou trimestrais. O período é estabelecido de acordo com a peculiaridade de cada negócio.
Por que então a equipe perde tanto tempo com essas atividades sem conseguir gerar resultado e deixando o gestor as cegas?
A resposta é simples, na maioria dos casos os profissionais que atuam no setor financeiro de pequenos negócios são tecnicamente capacitados, no entanto, não desenvolveram a visão gerencial. Tanto que nos pequenos negócios é visível a falta de rotina, processos, procedimentos etc., ou seja, as atividades são executadas de forma aleatória, sem objetivo específico.
Isso acontece por quê; por mais que o profissional seja capacitado, se esta visão gerencial – este senso de organização não partir do gestor, do dono – os profissionais vão dar andamento na rotina no mesmo modo que já estava sendo feito e o círculo vicioso não tem fim.
Esta premissa vale para todos os departamentos da organização, assim, para que um processo de melhoria aconteça, antes é necessário que o dono tome consciência da importância da mudança, e seja o primeiro a iniciar o processo de mudança.
Após a tomada de consciência é importante entender o processo, identificar os problemas e o mais importante, a causa do problema. Para então, junto com a equipe buscar as possíveis soluções e implantar as melhorias. O auxílio de um especialista pode ser muito útil neste momento.
Outra opção é a terceirização, por se tratar de uma empresa especialista no assunto, traz uma agilidade impressionante na implantação, sem contar que os processos e procedimentos já estão completamente desenvolvidos, restando apenas ajustes pontuais para se adequar as especificidades do negócio.
O custo da operação no departamento financeiro chega a reduzir na casa de 30% com Terceirização do Financeiro só com mão de obra, se acrescentar o custo com infraestrutura, erros, retrabalhos e o tempo gasto, a redução pode chegar a 45%.
Isso acontece porque na terceirização (BPO Financeiro) a rotina é executada por profissionais capacitados, seguindo procedimentos dentro de uma rotina previamente estabelecida, ou seja, é um departamento financeiro profissionalizado e de alto nível atuando no coração do negócio.
Foi apresentado neste artigo um problema vivenciado por boa parte dos empresários e gestores de pequenos e médios negócios, onde a equipe leva muito tempo no burocrático lançando pagamentos, verificando notas fiscais etc., porém, sem nenhum resquício de gestão.
Como solução apresentamos duas opções, a primeira é buscar o auxílio de um consultor especializado para mapear os processos, identificar a causa dos problemas, criar as soluções e padronizar os procedimentos para eliminar as falhas. Neste caso, com a exceção do consultor todos os envolvidos são partes integrantes da organização, sendo que a operação é executada internamente.
A segunda opção é a terceirização (BPO Financeiro), neste caso a operação é executada externamente pela equipe da empresa contratada, as vantagens estão no custo e na agilidade, enquanto na consultoria os resultados começam a ser notados a partir de 6 meses, com o BPO Financeiro o impacto é visível já no primeiro mês com a “arrumação da casa”. Sem contar o custo, uma vez que este serviço é contratado sob demanda, o que torna o honorário mais flexível.
Agora é só escolher a melhor opção e fazer a mágica acontecer!
Gil Soares
Sócio Fundador da INNOVALI®, Especialista em Gestão de Negócio e Terceirização do Financeiro (BPO Financeiro), Empreteco e Palestrante com mais de 10 anos de experiência.
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