Não é fácil viver na pele de um empresário, diferente do – “glamour empreendedor propagado por empreendedores de palco e os “super cases” do Vale do Vale do Silício” – a realidade dos empresários de pequenos e médios negócios no Brasil é bem diferente. “Empreender não é fácil, isso é fato! Porém, não precisa ser sofrido!”
Acontece que boa parte dos empresários de pequenos negócios detém um grande conhecimento técnico quanto a produção e entrega do produto ou serviço que colocam no mercado. No entanto, a gestão em si não tem o mesmo desenvolvimento que as habilidades operacionais.
O maior problema é o entendimento de que a gestão se refere somente as atividades relacionadas ao departamento financeiro, o que é um erro sem precedentes. A gestão deve ser empregada em todos os departamentos, sendo assim, cada departamento precisa ter uma rotina de organização, tratamento e arquivamento de documentos e dados que como resultado vão gerar informações para auxiliar nas tomadas de decisão.
Para começar, empresários e gestores precisam compreender a estrutura da organização, sua hierarquia, a diferença entre gestão e atividades operacionais, e a correta distribuição das funções entre os níveis, Operacional, Tático e Estratégico.
Ao financeiro cabe recepcionar estas informações, cuja rotina resulta na compilação dos dados enviados pelos demais departamentos, e a formatação de relatórios gerenciais no âmbito financeiro para amparar a gestão.
Vamos iniciar este processo entendo a composição da estrutura de uma empresa:
Quando o assunto trata da estrutura de uma empresa, à primeira vista visualiza-se paredes, máquinas, equipamentos, ferramentas etc., ou seja, tudo que seja palpável. Não quer dizer que esta interpretação esteja errada, porém, não é só isso.
A estruturação de um negócio começa pela definição dos departamentos, que no pequeno negócio podem ser concentrados em quatro para agilizar a organização, sendo eles os departamentos financeiro, comercial, operação e pessoas.
Entender esta separação já é um grande passo, a sequência deste processo consiste na definição dos níveis de gestão, é neste momento que se estabelece a hierarquia do negócio determinando quem responde para quem, sendo que os níveis de gestão são caracterizados pela Operação, Tático e Estratégico.
A operação é o nível em que tudo acontece, este nível é composto por estagiários, assistentes, auxiliares, técnicos etc., o famoso “chão de fábrica”. Os profissionais que ocupam este nível são os responsáveis pela execução de todas as tarefas necessárias para que a empresa como um todo funcione, tarefas como compra, venda, recebimento, produção, cobrança, entrega, instalação, fechamento de ponto, atendimento, etc.
O nível tático é ocupado por gerentes ou supervisores, estes profissionais são responsáveis por definir as atividades que cada funcionário precisa executar e o modo como essas atividades devem ser executadas para garantir a eficiência da operação e a conclusão do planejamento estratégico.
Outra atribuição dos profissionais que atuam no nível tático é o monitoramento, isto é, medir os indicadores de desempenho através dos relatórios gerenciais e auxiliar os donos na readequação do plano caso seja identificada alguma falha na execução.
O nível estratétigo é o topo da gestão, quem ocupa este lugar é o dono, que por sua vez é o responsável por ditar os rumos do negócio, a principal função do dono de uma empresa é olhar para os departamentos financeiro, comercial, operação, pessoas, e definir quais resultados cada departamento deve entregar em um determinado período. Esta atividade também é conhecida como planejamento estratégico. O importante é fazer este exercício com todos os departamentos.
Após definidas as metas e objetivos, e com o auxílio dos responsáveis pelo nível tático, é hora de definir como tais resultados serão alcançados. A missão agora é definir as atividades que operação precisa executar para que os resultados sejam consolidados ao final do período estabelecido.
Mas isso não é tudo, uma etapa essencial é o monitoramento, sendo assim, ainda na fase de planejamento é importante definir os indicadores de desempenho (KPIs) que deverão ser medidos em cada departamento, então, gerentes e supervisores devem emitir os respectivos relatórios periodicamente e analisar junto com o dono, caso seja observado algum desvio é necessário providenciar as ações de correção imediatamente.
Gerir um negócio é uma tarefa complexa e exige do empresário disciplina, foco, resiliência e principalmente organização. Se deparar com empresários cansados, desmotivados, envoltos a diversas situações na empresa e sem encontrar uma solução para a situação é bem comum.
Na maioria dos casos a solução é menos complicada que se imagina, geralmente quem está envolvido com a situação tem mais dificuldade de encontrar soluções, soma se este fato a falta de organização, ausência de gestão, e temos aqui a receita perfeita para o fracasso.
Para reverter este quadro é necessário mais do que tudo mudança de comportamento, entender que sem organização e paciência nenhum resultado será alcançado, isso porque, para a situação chegar a tal ponto foi necessário um longo tempo de operação as cegas, sem controle e planejamento.
O primeiro passo é o gestor aceitar que precisa de ajuda, estar disposto a tirar a roupa de funcionário para adotar o uniforme do empresário, se libertar da “síndrome de Gabriela” e ter coragem para recomeçar renunciando aos velhos hábitos. Com o auxílio de um consultor fica mais fácil entender a estrutura do negócio epromover as ações de melhoria.
Uma boa ferramenta para se utilizar nesta fase é o mapeamento do processo que consiste em desenhar literalmente onde começa e termina cada etapa do processo como, envio, recebimento, processamento, armazenamento e arquivamento de insumos, documentos e dados.
A segunda fase deste trabalho consiste na identificação dos erros que trouxeram a empresa a situação atual, na sequência são pontuadas as soluções, uma para cada problema encontrado, para enfim elaborar o plano de ação que deve ser aplicado na íntegra.
A dinâmica de mapeamento do processo é muito rica pois integra toda a organização, tanto a fase de mapeamento como as fases de identificação dos problemas e criação das soluções são feitas em conjunto com toda equipe. Assim, todos os integrantes do time passam a entender a operação, a responsabilidade de cada um, e o reflexo do seu trabalho no resultado global.
Aproveitando o mapeamento executado, é uma boa oportunidade para consolidar a padronização dos processos e definir os procedimentos, isto é, as atividades que deverão ser executadas em cada etapa do processo, bem como o modo de fazer.
Uma vez terminada esta fase, é recomendado que os processos junto dos seus respectivos procedimentos sejam impressos em formato de manuais e disponibilizado para o time. Estes manuais devem ser repassados periodicamente por toda organização e usados para o treinamento de novos integrantes.
Uma vez colocada em prática o plano de ação o gestor já terá resolvido boa parte dos problemas, com o avanço destas ações terá de volta as rédeas do negócio, e através dos relatórios gerenciais vai enxergar com riqueza de detalhes o cenário atual e principalmente o cenário futuro através do fluxo de caixa projetado.
A organização de uma empresa conforme detalhado acima não impacta somente no resultado financeiro, mas na empresa como um todo, principalmente na eficiência operacional. Onde, processos padronizados agilizam o treinamento de novos funcionários, bem como a capacitação do time.
Elimina desperdícios de tempo e insumos impactando todos os departamentos. Além da eficiência financeira e operacional, esta organização promove um bem ainda maior, a qualidade de vida do empresário.
Este último ponto é percebido primeiramente pela carga de trabalho que é retirada dos ombros do empresário, uma vez que a empresa está organizada, os processos mapeados, padronizados e o time treinado, a empresa sai do círculo vicioso de “apagar incêndio” e consequentemente reduz o stress diário.
Com mais tempo para se concentrar na gestão do negócio, com os processos organizados, os gargalos da operação solucionados, time treinado, tendo profissionais capacitados ao seu lado e munidos de informações para auxiliar nas tomadas de decisão, o empresário consegue finalmente gerir seu negócio, atuar como empresário e o mais importante, celebrar os resultados junto com o time.
Então, se você tem um negócio, está angustiado com os resultados obtidos até aqui, não consegue ver uma solução para os problemas. O caminho é pedir ajuda de um especialista em gestão para a organizar a casa, enxergar negócio de outras perspectivas, e recolocar a empresa nos trilhos.
Gil Soares
Sócio Fundador da INNOVALI®, Especialista em Gestão de Negócio e Terceirização do Financeiro (BPO Financeiro), Empreteco e Palestrante com mais de 10 anos de experiência.
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