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Controle Financeiro

Controle Financeiro para Clínicas
Controle Financeiro para ClínicasVocê que tem uma clínica de especialidades médica ou de estética, sabe que é muito difícil colocar em prática sua especialidade, atender o cliente, apagar os “incêndios” do dia a dia e ainda fazer o controle financeiro. Em conversa com uma ginecologista, proprietária de uma renomada clínica em São José dos Campos com mais de 10 anos de operação, ela me confessou que sua maior dor é saber que hoje é realizada apenas as rotinas administrativas mais básicas da clínica como fazer pagamentos e checar o saldo na conta. Ela, que é a responsável pelo atendimento das clientes e administração da clínica, conta com o auxílio de mais 3 profissionais, uma recepcionista e dois profissionais da saúde que a auxiliam nos procedimentos e por conta da demanda de atendimentos é impossível conseguir tempo para fazer a gestão financeira como se deve. A clínica tem um bom faturamento, no entanto, é angustiante para ela saber que apesar do bom resultado, das contas serem pagas em dia, não ver o dinheiro sobrar, não conseguir gerar lucro. A clínica prosperou muito nos últimos anos, mas a falta de controle financeiro mais preciso a impede de mensurar o quanto já foi investido no negócio até hoje, e o mais importante, com o quê foi gasto todo esse dinheiro? Outro ponto crítico na administração do negócio são as vendas no cartão que representa 95% do faturamento, ela não consegue auditar as vendas no cartão para saber se as operadoras estão registrando as vendas corretamente, se estão respeitando os prazos para repasse dos recebíveis, se as taxas contratadas estão sendo respeitadas e se há incidências de cobranças e cancelamentos indevidos. É sabido que a rotina financeira da maioria das clínicas acaba sendo feita pelas recepcionistas – sem desmerecer o trabalho destas exímias profissionais – mas, o papel das recepcionistas é atender com esmero o cliente, elas são o cartão de visitas e por vezes estas profissionais não conseguem se dedicar com eficiência ao atendimento nem no controle financeiro, causando dois problemas dois problemas gravíssimos:
  1. Atendimento mediano: consequentemente insatisfação do cliente, o que causa baixa retenção.
  2. Controle financeiro: na maioria dos casos é o mais básico possível, apenas pagamento de contas e consulta ao saldo.
O resultado desta equação é o prejuízo absurdo devido ao custo de aquisição de um cliente (CAC) e o prejuízo que ele causa ao ir embora insatisfeito. Soma-se a isso as perdas financeiras ao usar o dinheiro de forma desordenada como por exemplo:
  • Compra de insumos desnecessários pela falta de controle,
  • Perda de dinheiro com multas e juros por pagamentos fora do prazo,
  • Uso do cheque especial pela falta de um fluxo de caixa bem controlado entre tantos outros.
Para resolver este que é um dos maiores problemas, se não o maior problema vivido por donos de clínicas médicas e de estética – controle e gestão do financeiro – é   importante seguir os seguintes passos:
  1. Usar um software para integrar as informações e agilizar a gestão. Dica importante!
    1. Se atentar ao módulo financeiro para que a gestão seja facilitada e transparente,
    2. Parametrizar o sistema estruturando os planos de contas e centros de custos específicos ao negócio,
    3. Disciplina para alimentar corretamente o sistema respeitando datas, numeração dos documentos,
    4. Fazer as conciliações e baixas diariamente.
  2. Estabelecer rotinas diárias, semanais e mensais.
  3. Criar rotina periódica para elaboração dos relatórios e suas análises.
  4. Ou então, Terceirizar o Departamento Financeiro (BPO Financeiro):
    1. desta forma os profissionais da clínica poderão se dedicar integralmente as suas especialidades enquanto um time de especialistas e gestão financeira estarão executando religiosamente toadas as atividades que se fazem necessárias.
    2. Além de elaborar os relatórios gerenciais específicos, apresentá-los e com base na expertise do analista orientar o empresário quanto as ações que precisam ser tomadas para corrigir os rumos da gestão da clínica.
Gostou do conteúdo? Quer tratar de outros temas? Deixe sua opinião, perguntas ou dúvidas nos comentários. Ou entre em contato conosco e vamos tomar um café! Gil Soares Sócio Fundador da INNOVALI®, Especialista em Gestão de Negócio e Terceirização do Financeiro (BPO Financeiro), Empreteco e Palestrante com mais de 10 anos de experiência. (12) 98808-4919/ 3341-7227 gilsonsoares@innovali.com.br

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